Sistem HRIS & Portal Karyawan Terintegrasi

Latar Belakang & Tantangan

Sebuah perusahaan berskala besar dengan ratusan karyawan membutuhkan satu sistem HRIS tersentralisasi untuk merapikan alur kerja administrasi karyawan yang sebelumnya terfragmentasi di berbagai aplikasi. Tantangan utama mencakup:

Proses rekrutmen yang tidak efisien dari pendaftaran kandidat hingga onboarding.
Kebutuhan Single Sign-On (SSO) yang aman untuk mengakses seluruh ekosistem internal perusahaan dengan satu kredensial.
Kebutuhan digitalisasi penuh untuk 18 modul pengajuan karyawan yang dinamis dan terintegrasi dengan struktur persetujuan bertingkat (approval workflow).

Solusi ZELLIO: Portal Karyawan & HRIS Terpadu

Kami merancang dan mengembangkan sistem HRIS kustom lengkap dengan fitur SSO terpusat. Solusi ini mencakup siklus lengkap dari hulu ke hilir (End-to-End Employee Lifecycle):

Public-to-Private Candidate Portal: Calon karyawan menerima tautan privat yang aman untuk mengunggah dokumen pribadi mereka secara mandiri, mengurangi beban kerja admin HR dalam memasukkan data.
Kanban Recruitment Pipeline: Tim HR dan user manajer memantau serta memperbarui status kandidat menggunakan papan Kanban interaktif (Accept, Reject, Pending). Setelah kandidat disetujui untuk diterima, data langsung dikonversi menjadi data karyawan aktif secara instan.
Custom Printable PDF Generation: Sistem secara otomatis menghasilkan dokumen kontrak kerja, surat pengangkatan, atau lembar KPI sesuai dengan format resmi/kop surat perusahaan yang dapat langsung dicetak.
Single Sign-On (SSO): Sistem login terpadu menggunakan Redis Session Store dan OAuth2 untuk otentikasi aman di semua anak aplikasi internal perusahaan.

18 Modul Pengajuan Karyawan yang Didukung

Sistem ini memfasilitasi 18 jenis alur kerja pengajuan operasional dan administratif secara digital:

Permintaan SDM

Pengajuan penambahan personel baru oleh kepala divisi.

Kesehatan

Klaim asuransi kesehatan, kacamata, dan rawat jalan.

Promosi

Usulan kenaikan jabatan karyawan oleh manajer terkait.

Demosi

Proses penurunan jabatan karyawan berdasarkan evaluasi kinerja.

Mutasi

Pemindahan area kerja atau rotasi departemen karyawan.

Kenaikan Gaji

Pengajuan penyesuaian gaji berkala atau kompensasi khusus.

Pengangkatan

Perubahan status dari karyawan kontrak (PKWT) menjadi karyawan tetap.

Perpanjangan Kontrak

Pembaruan masa kontrak kerja bagi staf PKWT aktif.

Pemutusan Kontrak

Prosedur formal pengakhiran kerja karena habis masa kontrak.

Cuti

Pengajuan cuti tahunan, sakit bersertifikat, atau cuti khusus melahirkan.

Perjalanan Dinas

Permohonan uang saku, tiket, dan hotel untuk penugasan luar kota.

Perjalanan Dinas Training

Pembiayaan dan surat tugas acara pelatihan/seminar eksternal.

Keterangan Tidak Absen

Form klarifikasi lupa absen mesin biometrik atau tugas luar dadakan.

Izin Tidak Masuk

Pemberitahuan izin berhalangan hadir dengan melampirkan berkas bukti.

Pelatihan

Program keikutsertaan sertifikasi atau pengembangan kompetensi internal.

Pengunduran Diri

Pemberitahuan pengunduran diri 30 hari sebelumnya dan pelaporan handover.

PHK / Pensiun

Prosedur akhir penyelesaian pesangon, BPJS, dan administrasi masa pensiun.

Rekomendasi Keluar

Generate surat referensi (paklaring) otomatis berdasar catatan HRIS positif.

Antarmuka Portal (The Interface)

Berikut adalah visualisasi antarmuka sistem portal HRIS terpusat ini. Seluruh data identitas karyawan, nomor dokumen, profil pribadi, dan komponen gaji bersifat rahasia dan telah disamarkan secara permanen menggunakan Gaussian Blur demi menjaga keamanan privasi.

1. Dashboard Portal Utama & Statistik HR

2. Alur Pengajuan Surat & Form Karyawan (18 Modul)

3. Monitoring Perekrutan & Kanban Board Pelamar

4. Manajemen Profil & Berkas Kandidat

Teknologi Inti

Topik Bahasan